തലപ്പലം
ഗ്രാമ പഞ്ചായത്ത്

• കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമത്തിലെ പട്ടിക 3 ൽ വിവരിച്ചിട്ടുള്ള ചുമതലകൾ.
• പഞ്ചായത്തിന്റെ പരിഗണനയ്ക്ക് വരുന്ന അജണ്ടകളിൽ സെക്രട്ടറിയുടെ നിയമോപദേശം കൂടി പരിഗണിച്ചുകൊണ്ട് തീരുമാനമെടുക്കുക.
• പഞ്ചായത്ത് സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റികളുടെ ശുപാർശകൾ പരിഗണിച്ച് അംഗീകരിക്കാവുന്നവ അംഗീകരിക്കുക.
• വിവിധ ഘടക സ്ഥാപനങ്ങളുടേയും പഞ്ചായത്ത് കാര്യാലയത്തിന്റേയും പ്രവർത്തനങ്ങൾ വിലയിരുത്തുക.
• തീരുമാനങ്ങൾ സമയബന്ധിതമായി നടപ്പിലാക്കപ്പെടുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.

• പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ്, വൈസ് പ്രസിഡന്റ്, സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റി പ്രസിഡന്റുമാർ എന്നിവർ അടങ്ങിയ സമിതി.
• പഞ്ചായത്ത് യോഗത്തിൽ ചർച്ച ചെയ്യപ്പെടേണ്ട വിഷയങ്ങളിൽ അഭിപ്രായ സമന്വയം ഉണ്ടാക്കുക.
• പദ്ധതികളുടെ ആസൂത്രണത്തിനും നിർവഹണത്തിനും മുൻഗണനകൾ നിശ്ചയിക്കുക.
• സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റികളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുകയും മോണിറ്റർ ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക.
• പഞ്ചായത്ത് ചുമതലയേൽപ്പിക്കുന്ന മറ്റു വിഷയങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുക.

• പഞ്ചായത്തിന്റെയും ഗ്രാമസഭകളുടെയും യോഗങ്ങളിൽ അദ്ധ്യക്ഷത വഹിക്കുക.
• ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് മേൽനോട്ടം വഹിക്കുക.
• പഞ്ചായത്തിന്റെ ചെലവുകൾ അധികൃതമാക്കുക.
• പഞ്ചായത്ത് പാസാക്കുന്ന തീരുമാനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുക.
• മഹാത്മാഗാന്ധി ദേശീയ ഗ്രാമീണ തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി വേതന വിതരണം ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചർ ഉപയോഗിച്ച് നിർവഹിക്കുക.

• പഞ്ചായത്തിന്റെ തീരുമാനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുക.
• ഉദ്യോഗസ്ഥരെ നിയന്ത്രിക്കുകയും മേൽനോട്ടം വഹിക്കുകയും ചെയ്യുക.
• ചെക്കുകൾ ഒപ്പിട്ട് നൽകുക.
• വിവാഹ രജിസ്ട്രേഷൻ നടത്തുകയും സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ ഒപ്പിടുകയും ചെയ്യുക.
• വിവരാവകാശ നിയമ പ്രകാരമുള്ള പബ്ലിക് ഇൻഫർമേഷൻ ഓഫീസർ എന്ന ചുമതല നിർവഹിക്കുക.

• പഞ്ചായത്ത് ഓഫീസിന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ മോണിറ്റർ ചെയ്യുക.
• വാർഷിക ബജറ്റ് പാസാക്കുക.
• വാർഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് അംഗീകരിക്കുക.
• എല്ലാ മാസവും അക്കൗണ്ടുകൾ പരിശോധിക്കുകയും അംഗീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
• ഭരണാനുമതി നൽകുന്നതിനുള്ള അധികാരങ്ങൾ വിനിയോഗിക്കുക.

• വാർഷിക പദ്ധതികൾ തയ്യാറാക്കുക.
• വികസന പദ്ധതികൾ സമയബന്ധിതമായി നടപ്പിലാക്കുക.
• കൃഷിഭവൻ, മൃഗാശുപത്രി, മത്സ്യഭവൻ എന്നിവയുടെ പ്രവർത്തനം മോണിറ്റർ ചെയ്യുക.
• തെരുവ് വിളക്കുകളുടെ പരിപാലനം ഉറപ്പുവരുത്തുക.
• തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി നടത്തിപ്പ് മോണിറ്റർ ചെയ്യുക.

• അംഗനവാടികളുടെ നടത്തിപ്പ്.
• ബഡ്സ് സ്കൂളിന്റെ നടത്തിപ്പ്.
• കുടുംബശ്രീയുടെ മോണിറ്ററിംഗ്.
• ആശ്രയ പദ്ധതിയുടെ നിർവഹണം.
• ദാരിദ്ര്യലഘൂകരണ പദ്ധതികളുടെ സമയബന്ധിതമായ പൂർത്തീകരണം.

• യു.പി., എൽ.പി. സ്കൂളുകളുടെ നടത്തിപ്പ്.
• ലൈബ്രറികളുടെയും സാംസ്കാരിക കേന്ദ്രങ്ങളുടെയും നടത്തിപ്പ്.
• ആരോഗ്യ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനം മോണിറ്റർ ചെയ്യുക.
• കേരളോത്സവത്തിന്റെ നടത്തിപ്പ്.
• തുടർ സാക്ഷരതാ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുക.

1. തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി വേതന വിതരണം സമയപരിധിക്കുള്ളില്‍ നടക്കുമെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക
2. തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫയല്‍ ട്രാക്കിംഗ്, ശരിയാംവിധം നടക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക
3. MIS ഡാറ്റ എന്‍ട്രി യഥാസമയം നടക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക
4. തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി പണിസ്ഥലങ്ങളില്‍ തൊഴിലാളികള്‍ സമയക്രമം പാലിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക
5. ലേബര്‍ ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതില്‍ മേല്‍നോട്ടം വഹിക്കുക
6. തൊഴിലുറപ്പ് സംബന്ധിച്ച പരാതികളില്‍ തീരുമാനങ്ങളെടുക്കുക, മറുപടികള്‍ അയയ്ക്കുക
7. സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവ് സ.ഉ.(എം.എസ്.) 218/13/തസ്വഭവ, 10.06.2013 പ്രകാരം ചുമതലപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള ജോലികള്‍ക്കു പുറമേ പഞ്ചായത്ത് ഏല്‍പ്പിക്കുന്ന ജോലികളും നിര്‍വ്വഹിക്കേണ്ടതാണ്
8. തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി പഞ്ചായത്ത് ആര്‍ജ്ജിക്കുന്ന/ലഭ്യമാകുന്ന ആസ്തികളുടെ വിവരങ്ങള്‍ ആസ്തി രജിസ്റ്റ റില്‍ സമയബന്ധിതമായി രേഖപ്പെടുത്തി യെന്നും ആസ്തികളുടെ വിവരങ്ങള്‍ സാംഖ്യ അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ് വെയറില്‍ ചേര്‍ത്ത് ബാലന്‍സ് ഷീറ്റില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി എന്നും ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതാണ്
9. ദേശീയ തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതിയുടെ രജിസ്ട്രേഷന്‍ ഓഫീസറായി പ്രവര്‍ത്തിക്കുക. MGNREGS ബില്ലുകളും വൗച്ചറുകളും അംഗീകരിക്കുക.
10. പഞ്ചായത്തിലെ വ്യവഹാരം സംബന്ധിച്ച് രേഖകള്‍ സ്യൂട്ട് രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി യഥാസമയം നടപടി സ്വീകരിക്കുന്നതിന് മേല്‍നോട്ടം വഹിക്കുക.
11. MGNREGS ജീവനക്കാരുടെ ഹാജര്‍, സേവനം, വേതനം, കരാര്‍, കോടതി വ്യവഹാരം, ഓംബുഡ്സ്മാന്‍, മനുഷ്യാവകാശ കമ്മീഷന്‍, ട്രൈബ്യൂണല്‍, വിവരാവകാശ കമ്മീഷന്‍ എന്നീ പരാതി പരിഹാര സംവിധാനങ്ങളില്‍ പഞ്ചായത്തും, പഞ്ചായത്തിനെതിരെ യുള്ള കേസുകള്‍ക്കാവശ്യമായ രജിസ്റ്ററുകള്‍, പ്രമാണങ്ങള്‍, രേഖകള്‍, ഡയറികള്‍ എന്നിവ തയ്യാറാക്കുന്നതിന്‍റെ സൂക്ഷ്മമായ മേല്‍നോട്ടം, കാലോചിതമായ രേഖപ്പെടുത്തലുകള്‍, സെക്രട്ടറി തന്നെ ഹാജരാവണം എന്ന് പ്രത്യേകം നിഷ്കര്‍ഷിക്കാത്ത പക്ഷം ബന്ധപ്പെട്ടിടങ്ങളില്‍ ഹാജരാവുക.
12. സര്‍ക്കാര്‍, ജില്ലാ കളക്ടര്‍, പഞ്ചായത്ത് ഡെപ്യൂട്ടി ഡയറക്ടര്‍, ഇതര ഡിപ്പാര്‍ട്ടുമെന്‍റ് അധികാരികള്‍ എന്നിവര്‍ വിളിച്ചുചേര്‍ക്കുന്ന പ്രതിമാസ കോണ്‍ഫറന്‍സുകള്‍, ഇതര അവലോകന യോഗങ്ങള്‍ എന്നിവയിലേക്ക് ആവശ്യമായ റിപ്പോര്‍ട്ടുകളും, ഇതര വിവരങ്ങളും ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകളില്‍ നിന്നും സമയബന്ധിതമായി നിശ്ചിത യോഗത്തിന് 2 ദിവസം മുമ്പ് ലഭ്യമാക്കി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
13. സാക്ഷരതാ f&a ആയി പ്രവര്‍ത്തിക്കുക. സാക്ഷരതാ പ്രോജക്ടുകള്‍ തയ്യാറാക്കുന്ന പ്രക്രിയയില്‍ മേല്‍നോട്ടം വഹിക്കുക.
14. കുടുംബശ്രീ ചാര്‍ജ്ജ് ഓഫീസര്‍ എന്ന നിലയില്‍ സേവനമനുഷ്ഠിക്കുക.
15. അക്ഷയ - പഞ്ചായത്ത്തല കോ-ഓര്‍ഡിനേറ്റര്‍.

16.ജനന, മരണ രജിസ്ട്രേഷൻ നടത്തുകയും സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ ഒപ്പിടുകയും ചെയ്യുക.

1. ഓഫീസിന്‍റെ സുഗമവും കാര്യക്ഷമവും ഫലപ്രദവുമായ പ്രവര്‍ത്തനത്തിന് ആവശ്യമായ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും കര്‍ത്തവ്യങ്ങളും കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമത്തിലും അനുബന്ധ ചട്ടങ്ങളിലും നിര്‍ദ്ദേശിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള പ്രകാരം നിര്‍വ്വഹിച്ച് സെക്രട്ടറിയെ സഹായിക്കുകയും ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ആവശ്യമായ പിന്തുണാസംവിധാനം നല്‍കുക.
2. ഓഫീസ് ഭരണസംവിധാനത്തിന്‍റെ സൂപ്പര്‍വൈസറായ ഒഇ, സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവ് (G.O.(MS) 123/2009/LSGD dtd 02.07.2009) പ്രകാരം ഫ്രണ്ട് ആഫീസിന്‍റെ മേല്‍നോട്ടം വഹിക്കേണ്ടതാണ്.
3. ജനന-മരണ രജിസ്ട്രേഷന്‍ സബ് രജിസ്ട്രാര്‍, അസിസ്റ്റന്‍റ് ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ ആഫീസര്‍, അസിസ്റ്റന്‍റ് ഇലക്ട്രല്‍ രജിസ്ട്രാർ എന്നീ നിലയില്‍ പ്രവര്‍ത്തിക്കേണ്ടതാണ്.
4. സബ് രജിസ്ട്രാര്‍ എന്ന നിലയില്‍ ജനനം, മരണം രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്യുക. ചട്ടം 12 പ്രകാരമുള്ള സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്‍ ചട്ടം 17 പ്രകാരമുള്ള എക്സ്ട്രാക്ടുകള്‍ നല്‍കുക.
5. പദ്ധതി പ്രകാരവും അല്ലാതെയും ലഭിക്കുന്ന എല്ലാവിധ അലോട്ട്മെന്‍റുകളും ലഭിക്കുന്നമുറക്ക് ഇനീഷ്യല്‍ ചെയ്ത് രജിസ്റ്ററുകളില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്ക് ലഭ്യമാക്കുന്നതിന് നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
6. പഞ്ചായത്തിന്‍റെ നികുതി പിരിവ് സംബന്ധമായ കാര്യങ്ങളില്‍ പിരിവ് ഉദ്യോഗ സ്ഥര്‍ക്ക് നിരദ്ദേശം നല്‍കുകയും പ്രതിവാര ടാര്‍ജറ്റ് നല്‍കുകയും ചെയ്യുക.
7. വാഹനത്തിന്‍റേയും ലോഗ് ബുക്കിന്‍റെ സൂക്ഷിപ്പുകാരനായി പ്രവര്‍ത്തിക്കുക.
8. പഞ്ചായത്ത് യോഗത്തിലേക്ക് ആവശ്യമുള്ള അജണ്ടകള്‍, അജണ്ട രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി യെന്ന് ഉറപ്പാക്കി ആവശ്യമായ രേഖകളും, റിപ്പോര്‍ട്ടുകളും തയ്യാറാക്കി സെക്രട്ടറിക്ക് നല്‍കുക.
9. സെക്ഷനുകളില്‍ നിന്നും ലഭിക്കുന്ന എല്ലാ ഫയലുകളും പരിശോധിച്ച് ചുരുക്കൊപ്പ് വച്ച് സെക്രട്ടറിക്ക്/അസിസ്റ്റന്‍റ് സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
10. പൗരാവകാശരേഖ യഥാസമയം പുതുക്കി പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നതിന് സെക്രട്ടറിയെ സഹായിക്കുകയും തുടര്‍ നടപടി സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
11. ജീവനക്കാരുടെ സേവന പുസ്തകങ്ങള്‍, അറ്റന്‍ഡന്‍സ് രജിസ്റ്റര്‍, മൂവ്മെന്‍റ് രജിസ്റ്റര്‍, കാഷ്വല്‍ ലീവ് രജിസ്റ്റര്‍ ചാര്‍ജ്ജ് കൈമാറ്റ ലിസ്റ്റ് എന്നിവയുടെ കസ്റ്റോഡിയനും കാര്യകര്‍ത്താവും ആയിരിക്കും.
12. അറ്റന്‍ഡന്‍സ്, മൂവ്മെന്‍റ് രജിസ്റ്ററുകള്‍ പ്രതിദിനം പരിശോധിക്കേണ്ടതും സമയബന്ധിതമതായി ക്ലോസ് ചെയ്ത് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക.
13. സെക്രട്ടറിയുടെ നിര്‍ദ്ദേശത്തിനനുസരിച്ച് ഓഫീസിലെ ജോലികള്‍ ക്ലാര്‍ക്കുമാര്‍ക്ക് ഏല്‍പ്പിച്ചുകൊടുക്കേണ്ടതും ഉത്തരവ് നടപ്പാക്കേണ്ടതുമാണ്.
14. ഓഫീസിന്‍റെ സുഗമമായ പ്രവര്‍ത്തനം ഏകോപിപ്പിക്കുക, ജീവനക്കാര്‍ക്ക് നിയമാനുസൃത നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ നല്‍കുക.
15. പ്രസിഡന്‍റ്, സെക്രട്ടറി എന്നിവര്‍ക്ക് വ്യക്തിപരമായി വരുന്നതൊഴികെയുള്ള രജിസ്റ്റേര്‍ഡ് അടക്കമുള്ള എല്ലാ തപാലുകള്‍, സെക്രട്ടറിയുടെ പേരിലുള്ള മണി ഓര്‍ഡറുകള്‍, ഡിമാന്‍റ് ഡ്രാഫ്റ്റുകള്‍, ചെക്കുകള്‍ എന്നിവ സ്വീകരിക്കുകയും, കൈപ്പറ്റിയ രേഖ നല്‍കുകയും ചെയ്യുക.
16. വിവിധ സെക്ഷനുകള്‍ക്ക് തപാലുകള്‍ മാര്‍ക്ക് ചെയ്യുക, തപാല്‍ സെക്ഷന്‍ യഥാവിധി തപാലുകള്‍ വിതരണം ചെയ്യുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
17. സെക്രട്ടറി/അസിസ്റ്റന്‍റ് സെക്രട്ടറി ഓഫീസില്‍ ഇല്ലാത്ത സാഹചര്യത്തില്‍ ലഭിക്കുന്ന തപാലുകള്‍ പരിശോധിച്ച് അടിയന്തിര പ്രാധാന്യമുള്ള സെക്ഷനില്‍ നല്‍കി തുടര്‍ നടപടികള്‍ സ്വീകരിക്കുക.
18. സേവനപ്രദാന സമയദൈര്‍ഘ്യം കുറക്കുന്നതിനായി ആവര്‍ത്തന സ്വഭാവമുള്ളതും, പ്രത്യേക നിര്‍ദ്ദേശം ആവശ്യമില്ലാത്തതുമായ തപാലുകള്‍ ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്ക് തുടര്‍ നടപടികള്‍ക്കായി നേരിട്ട് സെക്ഷനുകള്‍ക്ക് വിഭജിച്ചു നല്‍കാവുന്നതാണ്.
19. ക്ലാര്‍ക്കുമാര്‍ മേല്‍നടപടികള്‍ക്കായി സമര്‍പ്പിക്കുന്ന ഫയലുകളും, രേഖകളും പരിശോധന നടത്തി ആവശ്യമായ മേല്‍കുറിപ്പോടുകൂടി സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
20. ക്ലാര്‍ക്കുമാര്‍ ഓഫീസ് ഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും റിക്കോര്‍ഡുകളും യഥാവിധി സൂക്ഷിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
21. ക്ലാര്‍ക്കുമാരുടെ പേഴ്സണല്‍ രജിസ്റ്ററുകള്‍ മാസത്തില്‍ ഒരിക്കല്‍ പരിശോധിക്കുക.
22. പെന്‍ഡിംഗ് ഫയലുകള്‍ സംബന്ധിച്ച് പരിശോധനകള്‍ ആഴ്ചയില്‍ ഒരിക്കല്‍ നടത്തുക. റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക. വീഴ്ചകള്‍ക്കെതിരെ നടപടി ശുപാര്‍ശ ചെയ്യുക.
23. ഭരണസമിതി തീരുമാനങ്ങള്‍ക്കനുസൃതമായി സമയബന്ധിതമായി നടപടികള്‍ സ്വീകരിക്കുകയും, നടപടികള്‍ പൂര്‍ത്തീകരിക്കുന്നതു വരെ മോണിറ്റര്‍ ചെയ്യേണ്ടതുമാണ്. ഇത് ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടത് ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്കിന്‍റെ ചുമതലയാണ്.
24. സെക്ഷനുകള്‍ ചാര്‍ജ്ജ് കൈമാറുമ്പോള്‍ നിലവിലുള്ള ഓഫീസ് ഓര്‍ഡര്‍ പ്രകാരം ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കി ചാര്‍ജ് ഹാന്‍ഡോവര്‍ രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്‍റെ ഉത്തരവാദിത്വത്തിലുള്ള എല്ലാ ഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും ഇതര രേഖകളും യഥാവിധി കൈമാറുന്നുണ്ടെന്നും രജിസ്റ്ററുകളും ഫയലുകളും അപ്-റ്റു-ഡേറ്റ് ആക്കിയെന്നും ഉറപ്പുവരുത്തി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
25. സെക്രട്ടറിയുടെ നിര്‍ദ്ദേശ പ്രകാരവും, സെക്രട്ടറിയുടെ/അസി. സെക്രട്ടറിയുടെ അഭാവത്തിലും യോഗങ്ങളില്‍ പങ്കെടുക്കുക, റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ സമര്‍പ്പിക്കുക.
26. പ്രമാണങ്ങള്‍, മൂല്യവത്തായ രേഖകള്‍, രസീത് പസ്തകങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്ക് രജിസ്റ്റര്‍, നിക്ഷേപ സാക്ഷ്യപത്രങ്ങള്‍, ബോണ്ടുകള്‍, ജനന-മരണ രജിസ്റ്ററുകള്‍, വിവാഹ രജിസ്റ്ററുകള്‍ എന്നിവയുടെ സൂക്ഷിപ്പിന് നേരിട്ടുത്തരവാദിയായിരിക്കും.
27. സ്ഥാപനമേധാവികള്‍ക്കും നിര്‍വ്വഹണോദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്കും അലോട്ട്മെന്‍റുകള്‍ യഥാസമയം നല്‍കാന്‍ നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
28. സെക്ഷന്‍റെ ഉത്തരവാദിത്വത്തിലുള്ള അലമാരകളുടെയും മേശകളുടെയും താക്കോലുകളുടെയും മറ്റ് ഇതര സെക്ഷനുകളുടെ ഉത്തരവാദിത്തത്തിലുള്ള അലമാരകളുടെയും, മേശകളുടെയും, മറ്റ് ആസ്തികളുടെയും ഒരു സെറ്റ് ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് താക്കോലുകളും സൂക്ഷിക്കുക.
29. ഓഫീസ്-അനുബന്ധ കെട്ടിട മുറികള്‍ ശുചിയാക്കുവാന്‍ നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ നല്‍കുക, ഫര്‍ണിച്ചറുകള്‍, സാമഗ്രികള്‍, സ്റ്റോറുകള്‍ എന്നിവയുടെ സൂക്ഷിപ്പും ക്രമീകരണവും, പൊതുജനങ്ങള്‍, ജീവനക്കാര്‍, ജനപ്രതിനിധികള്‍ എന്നിവര്‍ക്കാവശ്യമായ ഭൗതിക സൗകര്യങ്ങളൊരുക്കല്‍, യോഗങ്ങള്‍ക്കുള്ള സ്ഥലം, കോണ്‍ഫറന്‍സ് ഹാള്‍ ഉപയോഗം ക്രമീകരിക്കുക, തുടങ്ങിയ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതാണ്.
30. ഓരോ സെക്ഷനും ഓഫീസിന്‍റെ സുഗമവും കാര്യക്ഷമവും ഫലപ്രദവുമായ പ്രവര്‍ത്തനത്തിന് ആവശ്യമായ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും കര്‍ത്തവ്യങ്ങളും കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമത്തിലും അനുബന്ധ ചട്ടങ്ങളിലും നിര്‍ദ്ദേശിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള പ്രകാരം നിര്‍വ്വഹിച്ച് സെക്രട്ടറിയെ സഹായിക്കുകയും ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ആവശ്യമായ പിന്തുണാസംവിധാനം നല്‍കുക.
31. ഓഫീസ് ഭരണസംവിധാനത്തിന്‍റെ സൂപ്പര്‍വൈസറായ ഒഇ, സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവ് (G.O.(MS) 123/2009/LSGD dtd 02.07.2009) പ്രകാരം ഫ്രണ്ട് ആഫീസിന്‍റെ മേല്‍നോട്ടം വഹിക്കേണ്ടതാണ്.
32. ജനന-മരണ രജിസ്ട്രേഷന്‍ സബ് രജിസ്ട്രാര്‍, അസിസ്റ്റന്‍റ് ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ ആഫീസര്‍, അസിസ്റ്റന്‍റ് ഇലക്ട്രല്‍ രജിസ്ട്രാർ എന്നീ നിലയില്‍ പ്രവര്‍ത്തിക്കേണ്ടതാണ്.
33. സബ് രജിസ്ട്രാര്‍ എന്ന നിലയില്‍ ജനനം, മരണം രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്യുക. ചട്ടം 12 പ്രകാരമുള്ള സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്‍ ചട്ടം 17 പ്രകാരമുള്ള എക്സ്ട്രാക്ടുകള്‍ നല്‍കുക.
34. പദ്ധതി പ്രകാരവും അല്ലാതെയും ലഭിക്കുന്ന എല്ലാവിധ അലോട്ട്മെന്‍റുകളും ലഭിക്കുന്നമുറക്ക് ഇനീഷ്യല്‍ ചെയ്ത് രജിസ്റ്ററുകളില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്ക് ലഭ്യമാക്കുന്നതിന് നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
35. പഞ്ചായത്തിന്‍റെ നികുതി പിരിവ് സംബന്ധമായ കാര്യങ്ങളില്‍ പിരിവ് ഉദ്യോഗ സ്ഥര്‍ക്ക് നിരദ്ദേശം നല്‍കുകയും പ്രതിവാര ടാര്‍ജറ്റ് നല്‍കുകയും ചെയ്യുക.
36. വാഹനത്തിന്‍റേയും ലോഗ് ബുക്കിന്‍റെ സൂക്ഷിപ്പുകാരനായി പ്രവര്‍ത്തിക്കുക.
37. പഞ്ചായത്ത് യോഗത്തിലേക്ക് ആവശ്യമുള്ള അജണ്ടകള്‍, അജണ്ട രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി യെന്ന് ഉറപ്പാക്കി ആവശ്യമായ രേഖകളും, റിപ്പോര്‍ട്ടുകളും തയ്യാറാക്കി സെക്രട്ടറിക്ക് നല്‍കുക.
38. സെക്ഷനുകളില്‍ നിന്നും ലഭിക്കുന്ന എല്ലാ ഫയലുകളും പരിശോധിച്ച് ചുരുക്കൊപ്പ് വച്ച് സെക്രട്ടറിക്ക്/അസിസ്റ്റന്‍റ് സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
39. പൗരാവകാശരേഖ യഥാസമയം പുതുക്കി പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നതിന് സെക്രട്ടറിയെ സഹായിക്കുകയും തുടര്‍ നടപടി സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
40. ജീവനക്കാരുടെ സേവന പുസ്തകങ്ങള്‍, അറ്റന്‍ഡന്‍സ് രജിസ്റ്റര്‍, മൂവ്മെന്‍റ് രജിസ്റ്റര്‍, കാഷ്വല്‍ ലീവ് രജിസ്റ്റര്‍ ചാര്‍ജ്ജ് കൈമാറ്റ ലിസ്റ്റ് എന്നിവയുടെ കസ്റ്റോഡിയനും കാര്യകര്‍ത്താവും ആയിരിക്കും.
41. അറ്റന്‍ഡന്‍സ്, മൂവ്മെന്‍റ് രജിസ്റ്ററുകള്‍ പ്രതിദിനം പരിശോധിക്കേണ്ടതും സമയബന്ധിതമതായി ക്ലോസ് ചെയ്ത് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക.
42. സെക്രട്ടറിയുടെ നിര്‍ദ്ദേശത്തിനനുസരിച്ച് ഓഫീസിലെ ജോലികള്‍ ക്ലാര്‍ക്കുമാര്‍ക്ക്ഏല്‍പ്പിച്ചുകൊടുക്കേണ്ടതും ഉത്തരവ് നടപ്പാക്കേണ്ടതുമാണ്.
43. ഓഫീസിന്‍റെ സുഗമമായ പ്രവര്‍ത്തനം ഏകോപിപ്പിക്കുക, ജീവനക്കാര്‍ക്ക് നിയമാനുസൃത നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ നല്‍കുക.
44. പ്രസിഡന്‍റ്, സെക്രട്ടറി എന്നിവര്‍ക്ക് വ്യക്തിപരമായി വരുന്നതൊഴികെയുള്ള രജിസ്റ്റേര്‍ഡ് അടക്കമുള്ള എല്ലാ തപാലുകള്‍, സെക്രട്ടറിയുടെ പേരിലുള്ള മണി ഓര്‍ഡറുകള്‍, ഡിമാന്‍റ് ഡ്രാഫ്റ്റുകള്‍, ചെക്കുകള്‍ എന്നിവ സ്വീകരിക്കുകയും, കൈപ്പറ്റിയ രേഖ നല്‍കുകയും ചെയ്യുക.
45. വിവിധ സെക്ഷനുകള്‍ക്ക് തപാലുകള്‍ മാര്‍ക്ക് ചെയ്യുക, തപാല്‍ സെക്ഷന്‍ യഥാവിധി തപാലുകള്‍ വിതരണം ചെയ്യുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
46. സെക്രട്ടറി/അസിസ്റ്റന്‍റ് സെക്രട്ടറി ഓഫീസില്‍ ഇല്ലാത്ത സാഹചര്യത്തില്‍ ലഭിക്കുന്ന തപാലുകള്‍ പരിശോധിച്ച് അടിയന്തിര പ്രാധാന്യമുള്ള സെക്ഷനില്‍ നല്‍കി തുടര്‍ നടപടികള്‍ സ്വീകരിക്കുക.
47. സേവനപ്രദാന സമയദൈര്‍ഘ്യം കുറക്കുന്നതിനായി ആവര്‍ത്തന സ്വഭാവമുള്ളതും, പ്രത്യേക നിര്‍ദ്ദേശം ആവശ്യമില്ലാത്തതുമായ തപാലുകള്‍ ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്ക് തുടര്‍ നടപടികള്‍ക്കായി നേരിട്ട് സെക്ഷനുകള്‍ക്ക് വിഭജിച്ചു നല്‍കാവുന്നതാണ്.
48. ക്ലാര്‍ക്കുമാര്‍ മേല്‍നടപടികള്‍ക്കായി സമര്‍പ്പിക്കുന്ന ഫയലുകളും, രേഖകളും പരിശോധന നടത്തി ആവശ്യമായ മേല്‍കുറിപ്പോടുകൂടി സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
49. ക്ലാര്‍ക്കുമാര്‍ ഓഫീസ് ഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും റിക്കോര്‍ഡുകളും യഥാവിധി സൂക്ഷിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
50. ക്ലാര്‍ക്കുമാരുടെ പേഴ്സണല്‍ രജിസ്റ്ററുകള്‍ മാസത്തില്‍ ഒരിക്കല്‍ പരിശോധിക്കുക.
51. പെന്‍ഡിംഗ് ഫയലുകള്‍ സംബന്ധിച്ച് പരിശോധനകള്‍ ആഴ്ചയില്‍ ഒരിക്കല്‍ നടത്തുക. റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക. വീഴ്ചകള്‍ക്കെതിരെ നടപടി ശുപാര്‍ശ ചെയ്യുക.
52. ഭരണസമിതി തീരുമാനങ്ങള്‍ക്കനുസൃതമായി സമയബന്ധിതമായി നടപടികള്‍ സ്വീകരിക്കുകയും, നടപടികള്‍ പൂര്‍ത്തീകരിക്കുന്നതു വരെ മോണിറ്റര്‍ ചെയ്യേണ്ടതുമാണ്. ഇത് ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടത് ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്കിന്‍റെ ചുമതലയാണ്.
53. സെക്ഷനുകള്‍ ചാര്‍ജ്ജ് കൈമാറുമ്പോള്‍ നിലവിലുള്ള ഓഫീസ് ഓര്‍ഡര്‍ പ്രകാരം ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കി ചാര്‍ജ് ഹാന്‍ഡോവര്‍ രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്‍റെ ഉത്തരവാദിത്വത്തിലുള്ള എല്ലാ ഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും ഇതര രേഖകളും യഥാവിധി കൈമാറുന്നുണ്ടെന്നും രജിസ്റ്ററുകളും ഫയലുകളും അപ്-റ്റു-ഡേറ്റ് ആക്കിയെന്നും ഉറപ്പുവരുത്തി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
54. സെക്രട്ടറിയുടെ നിര്‍ദ്ദേശ പ്രകാരവും, സെക്രട്ടറിയുടെ/അസി. സെക്രട്ടറിയുടെ അഭാവത്തിലും യോഗങ്ങളില്‍ പങ്കെടുക്കുക, റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ സമര്‍പ്പിക്കുക.
55. പ്രമാണങ്ങള്‍, മൂല്യവത്തായ രേഖകള്‍, രസീത് പസ്തകങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്ക് രജിസ്റ്റര്‍, നിക്ഷേപ സാക്ഷ്യപത്രങ്ങള്‍, ബോണ്ടുകള്‍, ജനന-മരണ രജിസ്റ്ററുകള്‍, വിവാഹ രജിസ്റ്ററുകള്‍ എന്നിവയുടെ സൂക്ഷിപ്പിന് നേരിട്ടുത്തരവാദിയായിരിക്കും.
56. സ്ഥാപനമേധാവികള്‍ക്കും നിര്‍വ്വഹണോദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്കും അലോട്ട്മെന്‍റുകള്‍ യഥാസമയം നല്‍കാന്‍ നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
57. സെക്ഷന്‍റെ ഉത്തരവാദിത്വത്തിലുള്ള അലമാരകളുടെയും മേശകളുടെയും താക്കോലുകളുടെയും മറ്റ് ഇതര സെക്ഷനുകളുടെ ഉത്തരവാദിത്തത്തിലുള്ള അലമാരകളുടെയും, മേശകളുടെയും, മറ്റ് ആസ്തികളുടെയും ഒരു സെറ്റ് ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് താക്കോലുകളും സൂക്ഷിക്കുക.
58. ഓഫീസ്-അനുബന്ധ കെട്ടിട മുറികള്‍ ശുചിയാക്കുവാന്‍ നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ നല്‍കുക, ഫര്‍ണിച്ചറുകള്‍, സാമഗ്രികള്‍, സ്റ്റോറുകള്‍ എന്നിവയുടെ സൂക്ഷിപ്പും ക്രമീകരണവും, പൊതുജനങ്ങള്‍, ജീവനക്കാര്‍, ജനപ്രതിനിധികള്‍ എന്നിവര്‍ക്കാവശ്യമായ ഭൗതിക സൗകര്യങ്ങളൊരുക്കല്‍, യോഗങ്ങള്‍ക്കുള്ള സ്ഥലം, കോണ്‍ഫറന്‍സ് ഹാള്‍ ഉപയോഗം ക്രമീകരിക്കുക, തുടങ്ങിയ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതാണ്.
59. ഓരോ സെക്ഷനും ആവശ്യമായ രജിസ്റ്ററുകള്‍ യഥാസമയം എഴുതി പൂര്‍ത്തിയാക്കുന്നുണ്ടെന്നുറപ്പ് വരുത്തുന്നതിന് റാന്‍ഡം പരിശോധനകള്‍ നടത്തി വിവരം ചെക്ക് ലിസ്റ്റില്‍, രേഖപ്പെടുത്തി ഇനീഷ്യല്‍ ചെയ്യേണ്ടതാണ്. ആയത് സെക്രട്ടറിയുടെ പരിശോധനക്കും സ്റ്റാഫ് യോഗത്തില്‍ പ്രവര്‍ത്തനാവലോകനം നടത്തുന്നതിനും ഹാജരാക്കേണ്ടതാണ്.
60. മുകളില്‍ പ്രതിപാദിച്ചിട്ടുള്ള കര്‍ത്തവ്യങ്ങള്‍ക്ക് പുറമെ സെക്രട്ടറിയും പ്രസിഡന്‍റും സമ യാസമയങ്ങളില്‍ ഏല്‍പ്പിക്കുന്ന മറ്റ് ജോലികളും ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്ക് നിര്‍വ്വഹിക്കേണ്ടതാണ്.
61. ഓഡിറ്റ് റിപ്പോര്‍ട്ടുകളിന്മേല്‍ നിയമാനുസൃത തുടര്‍ നടപടികള്‍ സ്വീകരിക്കുക. രജിസ്റ്ററുകള്‍ യഥാസമയം എഴുതി പൂര്‍ത്തിയാക്കുന്നുണ്ടെന്നുറപ്പ് വരുത്തുന്നതിന് റാന്‍ഡം പരിശോധനകള്‍ നടത്തി വിവരം ചെക്ക് ലിസ്റ്റില്‍, രേഖപ്പെടുത്തി ഇനീഷ്യല്‍ ചെയ്യേണ്ടതാണ്. ആയത് സെക്രട്ടറിയുടെ പരിശോധനക്കും സ്റ്റാഫ് യോഗത്തില്‍ പ്രവര്‍ത്തനാവലോകനം നടത്തുന്നതിനും ഹാജരാക്കേണ്ടതാണ്.
62. മുകളില്‍ പ്രതിപാദിച്ചിട്ടുള്ള കര്‍ത്തവ്യങ്ങള്‍ക്ക് പുറമെ സെക്രട്ടറിയും പ്രസിഡന്‍റും സമ യാസമയങ്ങളില്‍ ഏല്‍പ്പിക്കുന്ന മറ്റ് ജോലികളും ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്ക് നിര്‍വ്വഹിക്കേണ്ടതാണ്.
63. ഓഡിറ്റ് റിപ്പോര്‍ട്ടുകളിന്മേല്‍ നിയമാനുസൃത തുടര്‍ നടപടികള്‍ സ്വീകരിക്കുക.

സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവുകള്‍ (സ.ഉ.(എം.എസ്)150/2009/തസ്വഭവ, 1.8.2009), (സ.ഉ.(എം.എസ്.)128/2011/തസ്വഭവ, 06.07.2011) പ്രകാരം പഞ്ചായത്ത് ഏല്‍പ്പിക്കുന്ന മറ്റു ജോലികളും നിര്‍വ്വഹിക്കേണ്ടതാണ്
1. കേരള പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ട്ചട്ടങ്ങള്‍ പ്രകാരം അക്കൗണ്ടുകള്‍ സൂക്ഷിക്കുക.
2. സാംഖ്യ സോഫ്റ്റ് വെയറില്‍ ആവശ്യമായ എന്‍ട്രികള്‍ രേഖപ്പെടുത്തി, പ്രിന്‍റുകള്‍ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സൂക്ഷിക്കുക.
3. പഞ്ചായത്ത് ആഫീസില്‍ ലഭിക്കുന്ന എല്ലാവിധ കളക്ഷന്‍ തുകയും പിന്‍വലിക്കുന്ന തുകയും യഥാസമയം അടയ്ക്കുകയും വിതരണം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നുണ്ടോ എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുക..
4. ഓരോ ദിവസത്തേയും പണം (എല്ലാ രൂപത്തിലുള്ളതും) വരവ് പരിശോധിക്കുകയും കളക്ഷന്‍ പൂര്‍ണ്ണമായി പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടില്‍ അടക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകുയും ചെയ്യുക.
5. ചെക്കുകള്‍/ഡ്രാഫ്റ്റുകള്‍ എന്നിവ യഥാസമയം രജിസ്റ്ററില്‍ ചേര്‍ത്ത് പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് കളക്ഷനയക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
6. വാര്‍ഷിക, ബഡ്ജറ്റ്, ഭരണ റിപ്പോര്‍ട്ട്, വാര്‍ഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് മുതലായവ തയ്യാറാക്കുക, അനുബന്ധ രജിസ്റ്റര്‍ പൂര്‍ത്തീകരണത്തന് സെക്ഷന് മാര്‍ഗ്ഗനിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ നല്‍കുക.
7. പഞ്ചായത്തിലേക്ക് വരേണ്ടതായ നികുതികളും ഫീസുകളും ശരിയായ വിധത്തിലും സമയത്തും 100 ശതമാനം ചുമത്തുന്നുണ്ടെന്നും, പിരിച്ചെടുക്കുന്നുണ്ടെന്നും നോക്കി ഉറപ്പുവരുത്തുക. അവലോകന റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ തയ്യാറാക്കി സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
8. കാഷ്ബുക്ക്, ഡേ-ബുക്ക്, പെയ്മെന്‍റ് വൗച്ചറുകള്‍ എന്നിവ പ്രതിദിനം പ്രന്‍റെടുക്കുക, റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ പ്രിന്‍റെടുത്ത് സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിച്ച് സൂക്ഷിക്കുക.
9. എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളും കൃത്യമാണെന്ന് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
10. പെന്‍ഷന്‍ വിതരണത്തിനായി ട്രഷറി/പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടില്‍ നിന്നും പിന്‍വലിക്കാവുന്ന തുകകള്‍ നിശ്ചിത സമയത്തിനകം വിതരണം ചെയ്യുന്നുവെന്നും വിതരണം ചെയ്യാനാവാതെ ബാക്കിവരുന്ന തുക ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൗണ്ടുകളില്‍/ഹെഡുകളില്‍ യഥാസമയം തിരിച്ചടക്കുന്നുവെന്നും ഉറപ്പുവരുത്തുക.
11. പെര്‍ഫോര്‍മന്‍സ് ഓഡിറ്റ്, ലോക്കല്‍ ഫണ്ട് ഓഡിറ്റ്, എ.ജി. ഓഡിറ്റ് തുടങ്ങിയ ഓഡിറ്റ് ടീമുകള്‍ക്കും, വിവിധ പരിശോധനകള്‍ക്കും അവരവരുടെ റിക്വസിഷന്‍ അനുസരിച്ചുള്ള റിക്കാര്‍ഡുകള്‍, രേഖകള്‍, രജിസ്റ്ററുകള്‍ മുതലായവ യഥാസമയം ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകള്‍ ലഭ്യമാക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ഓഡിറ്റ് ടീമുകള്‍ക്ക് ആവശ്യപ്പെടുന്ന വിവരങ്ങള്‍ ലഭ്യമാക്കുന്ന ഒരു നോഡല്‍ ഓഫീസറായി പ്രവര്‍ത്തിക്കുകയും ചെയ്യുക.
12. ഓഡിറ്റ് റിപ്പോര്‍ട്ടിന് മറുപടി തയ്യാറാക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ രേഖകളും കുറിപ്പുകളും ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്കിന് നല്‍കുക.
13. ലോക്കല്‍ ഫ്രണ്ട് ഓഡിറ്റിന് വര്‍ഷാന്ത്യ ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റുകള്‍ തയ്യാറാക്കി യഥാസമയം സമര്‍പ്പിക്കുന്ന പ്രവര്‍ത്തനം നടക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തി സാക്ഷ്യ പ്പെടുത്തി സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക, അയച്ചു നല്‍കുക.
14. പെയ്മെന്‍റിനുവേണ്ടി സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുന്ന വര്‍ക്ക് ബില്ലുകള്‍, എന്നുാബ്ലി ഷ്മെന്‍റ് ബില്ലുകള്‍, കണ്ടിജന്‍സി ബില്ലുകള്‍ മുതലായവ എല്ലാ ബില്ലുകളും നിലവിലുള്ളനിയമങ്ങള്‍ക്കും ചട്ടങ്ങള്‍ക്കും ഗവണ്മെന്‍റ് നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ക്കും വിധേയമായാണ് തയ്യാറാക്കി യിട്ടുള്ളതെന്ന് പരിശോധിച്ച് ഉറപ്പുവരുത്തി സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
15. പഞ്ചായത്ത് കൊടുക്കേണ്ട വായ്പ ഗഡുക്കള്‍, റിക്കറന്‍റായി വരുന്ന കണ്ടിജന്‍സി ചെലവുകള്‍ മുതലായവ യഥാസമയം ഒടുക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
16. ട്രഷറി ഡ്യൂട്ടിക്ക് ശേഷം ബില്‍ ബുക്ക് തിരികെ ലഭിച്ചുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
17. പഞ്ചായത്തിന് ലഭ്യമാകുന്നതും പഞ്ചായത്ത് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതുമായ മുഴുവന്‍ ഫണ്ടുകളും സംബന്ധിച്ച് അക്കൗണ്ടുകള്‍ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് അക്കൗണ്ട് ചട്ടങ്ങള്‍ പ്രകാരം സൂക്ഷിക്കുക.
18. വൈകുന്നേരം 4.30 നകം അക്കൗണ്ടന്‍റ് കൗണ്ടര്‍ ഡേ ബുക്ക്, ഡേ ബുക്ക് എന്നിവ പ്രിന്‍റെടുത്ത് സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. കൂടാതെ സാംഖ്യ സോഫ്റ്റ് വെയര്‍ സഹായിയില്‍ നിര്‍ദ്ദേശിച്ചിട്ടുള്ള പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ ചെയ്യുകയും, പ്രിന്‍റുകള്‍ എടുത്ത് സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുക.
19. ക്യാഷ് ചെസ്റ്റില്‍ വയ്ക്കുന്ന പ്രത്യേക രജിസ്റ്റര്‍ പ്രകാരമുളള തുകയും, ഓഫീസില്‍ ബാലന്‍സായുളള തുകയും ഒന്നുതന്നെയാണെന്ന് പരിഗണിച്ച് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
20. സെക്രട്ടറി അംഗീകരിച്ചുനല്‍കുന്ന ബില്ലുകള്‍ പ്രകാരം ബന്ധപ്പെട്ടവര്‍ക്ക് ചെക്ക് മുഖേന തുക അനുവദിക്കുന്നതിന് എഴുതി സമര്‍പ്പിക്കുകയും യഥാവിധി വിതരണം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക.
21. ട്രഷറി അക്കൗണ്ട് പാസ് ബുക്കുകള്‍ സൂക്ഷിക്കുകയും ട്രഷറി അക്കൗണ്ടുകള്‍ അതത് മാസാവസാനത്തില്‍ റീകണ്‍സിലിയേഷന്‍ നടത്തി ക്ലോസിംഗ് ബാലന്‍സ് നല്‍കുക.
22. വാര്‍ഷിക ക്ലോസിംഗ് ബാലന്‍സ് സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ് തയ്യാറാക്കുക.
23. ബാങ്ക്/പോസ്റ്റ് ഓഫീസ് അക്കൗണ്ട് പാസ് ബുക്കുകള്‍ സൂക്ഷിക്കുകയും അക്കൗണ്ടുകള്‍ മാസാവസാനത്തില്‍ റീകണ്‍സിലിയേഷന്‍ നടത്തുകയും ചെയ്യുക.
24. ഇതര സെക്ഷനുകളില്‍ നിന്നും തയ്യാറാക്കി ലഭിക്കുന്ന ബില്ലുകള്‍ ട്രഷറി ബില്‍ ബുക്കില്‍ ചേര്‍ത്ത് ട്രഷറിയില്‍ സമയബന്ധിതമായി സമര്‍പ്പിക്കുകയും പഞ്ചായത്തിന്‍റെ ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൗണ്ടുകളില്‍ വരവ് വയ്ക്കപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് സര്‍ക്കാരിന്‍റെ കാലാകാലങ്ങളിലുള്ള സാമ്പത്തിക നിയന്ത്രണങ്ങള്‍ കൂടി കണക്കിലെടുത്ത് ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുക. പ്രസിഡന്‍റിന്‍റെ ഓതറൈസേഷന്‍ ഉറപ്പുവരുത്തുക.
25. ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്‍റെ സഹായത്തോടെ നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്കടക്കമുള്ള അലോട്ട്മെന്‍റുകള്‍ തയ്യാറാക്കി നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്കും സെക്ഷനു കള്‍ക്കും നല്‍കുകയും ബന്ധപ്പെട്ട രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക.
26. വിവിധ ഫണ്ടുകളുടെ ലഭ്യത, വിനിയോഗം എന്നിവ സംബന്ധിച്ച് സര്‍ക്കാരില്‍ നിന്നും അക്കൗണ്ടന്‍റ് ജനറലില്‍ നിന്നും വിവിധ ഡിപ്പാര്‍ട്ട്മെന്‍റുകളില്‍ നിന്നും അക്കൗണ്ടുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ലഭിക്കുന്ന തപാലുകള്‍ക്ക് യഥാവിധി മറുപടി തയ്യാറാക്കി സമര്‍പ്പിക്കുക.
27. ധനവിനിയോഗവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ തപാലുകളും റിട്ടേണുകളും തയ്യാറാക്കുക.
28. വാറ്റ്, ഇന്‍കം ടാക്സ്, വെല്‍ഫയര്‍ ഫണ്ട് തുടങ്ങിയവയില്‍ നിയമാനുസൃത ഡിഡക്ഷന്‍ സംബന്ധിച്ച സാക്ഷ്യപത്രങ്ങള്‍ വകുപ്പുകള്‍ക്കും തുക ഈടാക്കിയവര്‍ക്കും നല്‍ശിയെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ചെയ്യുക.
29. ഇന്‍കം ടാക്സ്/വാറ്റ് ടാക്സ് ഡിഡക്ഷന്‍ ആന്‍റ് സോഴ്സ് (TDS) റിട്ടേണുകള്‍ യഥാസമയം ഫയല്‍ ചെയ്യുക.
30. സാംഖ്യ സോഫ്റ്റ് വെയര്‍ . പ്രതിദിന റിപ്പോര്‍ട്ടുകളുടെ പ്രിന്‍റൗട്ടുകള്‍ സെക്രട്ടറിയുടെ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തലോടെ സൂക്ഷിക്കുക. അനുബന്ധം 2.2 ല്‍ പറയുന്ന പ്രതിമാസ റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ അടുത്ത മാസം 10-ാം തീയതിക്കു മുമ്പായി തയ്യാറാക്കി സെക്രട്ടറിയുടെ അംഗീകാരത്തോടെ ധനകാര്യ സ്റ്റാന്‍റിംഗ് കമ്മിറ്റിയില്‍ സമര്‍പ്പിക്കുക.
31. അനുബന്ധം 2.3 ല്‍ പറയുന്ന സാംഖ്യ - വാര്‍ഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റുകള്‍ അടുത്ത വര്‍ഷം മെയ് 15 നകം സമര്‍പ്പിക്കത്തക്കവിധം തയ്യാറാക്കി അംഗീകാരം വാങ്ങിക്കുക.
32. വാര്‍ഷിക ബജറ്റും ഭരണ റിപ്പോര്‍ട്ടും നിയമാനുസതമുള്ള കാലാവധിക്ക് മുമ്പായി തയ്യാറാക്കുന്നതിന് ധനകാര്യ സ്റ്റാന്‍റിഗ് കമ്മിറ്റിക്ക് ആവശ്യമായ എല്ലാ ഡാറ്റകളും യഥാവിധി നല്‍കുക.
33. ഏല്‍പ്പിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള ചുമതലകള്‍ക്ക് അനുസൃതമായി വരുന്ന ചെലവുകളുടെയും ഇതര സെക്ഷനുകളില്‍ നിന്നും പേയ്മെന്‍റിനായി നല്‍കുന്ന ബില്ലുകളും അനുബന്ധ രേഖകളോടുകൂടി സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതിന്‍റേയും ഓരോ മാസത്തേയും വൗച്ചറുകള്‍ പ്രത്യേകമായി ബൈന്‍ഡു ചെയ്ത് സൂക്ഷിക്കേണ്ടതിന്‍റേയും ധനകാര്യ സ്റ്റാന്‍റിംഗ് കമ്മിറ്റിക്കും വിവിധ ഓഡിറ്റ് അധികാരികള്‍ക്കും നല്‍കേണ്ടതിന്‍റേയും ഉത്തരവാദിത്വം വ്യക്തിപരമായി അക്കൗണ്ടന്‍റിനായിരിക്കും.
34. വൗച്ചറുകള്‍ നഷ്ടപ്പെട്ടാല്‍/യഥാസമയം ഓഡിറ്റ് അധികാരികള്‍ക്ക് ഹാജരാക്കാതിരുന്നാല്‍ അതിന്‍റെ പൂര്‍ണ്ണ ഉത്തരവാദിത്വം അക്കൗണ്ടന്‍റിന് വ്യക്തിപരമായി ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാ ണ്. ചാര്‍ജ്ജ് ഹാന്‍ഡ്ഓവര്‍ ചെയ്യുന്ന സമയത്ത് ഓരോ വൗച്ചറിന്‍റെയും നമ്പറിട്ട് ചാര്‍ജ്ജ് ഹാന്‍ഡ്ഓവര്‍ രജിസ്റ്ററില്‍ ചാര്‍ജ്ജെടുക്കുന്ന അക്കൗണ്ടന്‍റിന് ജൂനിയര്‍ സൂപ്രണ്ടിന്‍റെ സാന്നിദ്ധ്യത്തില്‍ ബോധ്യപ്പെടുത്തി ചാര്‍ജ്ജ് കൈമാറേണ്ടതാണ്.
35. ഓരോ സെക്ഷനും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വിഷയങ്ങളിലൂടെ നിയമാനുസൃതം പഞ്ചായത്തിന് ലഭിക്കേണ്ട വരുമാന സാധ്യത/വരുമാന നഷ്ടസാധ്യതകള്‍ യഥാസമയം സെക്രട്ടറിയുടെ ശ്രദ്ധയില്‍പ്പെടുത്തി തുടര്‍ നടപടികള്‍ സ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്.
36. എല്ലാ ചെലവുകളും കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമം 213-ാം വകുപ്പ് അനുവദിക്കുന്നതുപ്രകാരം ആണെന്നുറപ്പുവരുത്തേണ്ടതും, യൂട്ടിലൈസേഷന്‍ സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്‍, വൗച്ചറുകള്‍ എന്നിവ വാങ്ങി വയ്ക്കേണ്ടതുമാണ്.
37. ഗ്രാമസഭ ചേരുന്നത് സംബന്ധിച്ച് വിവരം ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനില്‍ നിന്നും ലഭിച്ചുകഴിഞ്ഞാല്‍ ഗ്രാമസഭയില്‍ അച്ചടിച്ചു വിതരണം ചെയ്യുന്നതിനായി അക്കൗണ്ടുകള്‍ സംബന്ധിച്ച സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് തയ്യാറാക്കി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനില്‍ ഏല്‍പ്പിക്കുക.

1. ഓഫീസ് ഉത്തരവില്‍ പരാമര്‍ശിച്ചിട്ടുള്ളതും, മറ്റ് പ്രത്യേക ഉത്തരവുകളാല്‍ നിയോഗിതമായതും, അതത് സമയങ്ങളില്‍ സെക്രട്ടറിയോ, സൂപ്പര്‍വൈസറി ഉദ്യോഗസ്ഥരോ നല്‍കുന്ന നിര്‍ദ്ദേശങ്ങളുമനുസരിച്ച് പ്രവര്‍ത്തിക്കാന്‍ ബാധ്യസ്ഥരാണ്.
2. ഓരോ സെക്ഷനിലും ഏല്‍പ്പിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള വിഷയങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫയലുകളുടെയും രജിസ്റ്ററുകളുടെയും രേഖകളുടെയും സുരക്ഷിതമായ സൂക്ഷിപ്പിനും ഓഡിറ്റുകള്‍ക്ക് ലഭ്യമാക്കുന്നതും റെക്കോര്‍ഡു റൂമിലേക്കു മാറ്റുന്നതു വരെ അതത് സെക്ഷന്‍ ഉത്തരവാദിയായിരിക്കുന്നതാണ്.
3. ആഫീസ് ഉത്തരവ് പ്രകാരം ചുമതലപ്പെടുത്തുന്ന സെക്ഷനുകളില്‍ ഉള്‍പ്പെടുന്ന വിഷയത്തിന്മേല്‍ യഥാസമയം നടപടി സ്വീകരിക്കുകയും നടപ്പ് ഫയല്‍, നോട്ട് ഫയല്‍ തയ്യാറാക്കി സൂപ്പര്‍വൈസറി ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്ക് നല്‍കുകയും ചെയ്യുക.
4. ഫയല്‍ സംബന്ധിച്ച് വിവരങ്ങള്‍ യഥാസമയം തന്‍കാര്യ പതിവേടില്‍ ചേര്‍ത്ത് സൂക്ഷിക്കുകയും റണ്ണിംഗ് നോട്ട് സഹിതം പരിശോധനക്ക് നല്‍കുകയും ചെയ്യുക.
5. ഫീല്‍ഡ് എന്‍ക്വയറി വിഷയങ്ങളില്‍ യഥാസമയം പോയി പരിശോധിച്ച് റിപ്പോര്‍ട്ട് സമര്‍പ്പിക്കുക.
6. ഓഫീസ് ഉത്തരവ് പ്രകാരം ചുമതലപ്പെടുത്തുന്ന ബന്ധപ്പെട്ട കമ്മിറ്റികളുടെ യോഗത്തില്‍ ഹാജരാക്കുകയും മിനിട്സ് രേഖപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക.
7. പിരിവ് ഉദ്യോഗസ്ഥരായി നിയമിക്കപ്പെടുന്ന ക്ലാര്‍ക്കുമാര്‍ നികുതി പിരിവിന്‍റെ ഭാഗമായിരജിസ്റ്ററുകള്‍ ചിട്ടപ്പെടുത്തുകയും യഥാസമയം നോട്ടീസ് തയ്യാറാക്കി നല്‍കുകയും നികുതി പിരിച്ചെടുക്കുകയും ചെയ്യുക.
8. തന്‍പതിവേട് (Personal register) തയ്യാറാക്കുകയും, പരിശോധനക്കായി മാസത്തിലൊരിക്കല്‍ ജൂനിയര്‍ സുപ്രണ്ടിന്/ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്കിന് സമര്‍പ്പിച്ച ഒപ്പുവാങ്ങേണ്ടതുമാണ്.
9. ഓരോ സെക്ഷനും പ്രതിമാസം കുടിശ്ശിക ജോലിയുണ്ടെങ്കില്‍ ഒരു പട്ടിക തയ്യാറാക്കി ജൂനിയര്‍ സൂപ്രണ്ട്/ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്കിനെ ഏല്‍പ്പിക്കേണ്ടതും പൂര്‍ത്തീകരണത്തിനുള്ള കര്‍മ്മപരിപാടി തയ്യാറാക്കി പൂര്‍ത്തീകരിക്കാനുള്ള നടപടികള്‍ കൈക്കൊള്ളേണ്ടതാണ്.
10. തീര്‍പ്പാക്കിയ ഫയലുകള്‍, രജിസ്റ്ററുകള്‍ എന്നിവയും മറ്റു റെക്കോര്‍ഡുകളും ഡോക്യുമെന്‍റുകളും റെക്കോര്‍ഡ് റൂമിന്‍റെ ചുമതലയുള്ള ക്ലാര്‍ക്കിനെ ഏല്പിച്ച് അക്കനോളജ്മെന്‍റ് വാങ്ങേണ്ടതാണ്. അതുവരെ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനില്‍ തന്നെയാണ് സൂക്ഷിക്കേണ്ടത്
11. റെക്കോര്‍ഡ് റൂമിന് കൈമാറിയ ഫയലുകളുടെ പട്ടിക ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്കിന്‍റെ ഒപ്പോടുകൂടി അതത് സെക്ഷനില്‍ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.
12. സെക്ഷനുകള്‍ ചാര്‍ജ്ജ് കൈമാറുമ്പോള്‍/ഏറ്റെടുക്കുമ്പോള്‍ ചാര്‍ജ്ജ് ഹാന്‍ഡ് ഓവര്‍ രജിസ്റ്ററില്‍ ഓഫീസ് ഓര്‍ഡര്‍ വഴി ചുമതലപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ളതും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതുമായി മുഴുവന്‍ പ്രമാണങ്ങളും, രേഖകളും കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തി് ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്കിനെ ബോധ്യപ്പെടുത്തി കൈമാറേണ്ടതും/ഏറ്റെടുക്കേണ്ടതും മൂന്നു പേരും ഒപ്പുവയ്ക്കേണ്ടതുമാണ്.
13. സെക്ഷനില്‍ ലഭിക്കുന്ന സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവുകള്‍, സര്‍ക്കുലറുകള്‍ തുടങ്ങിയവ പിന്നീട് റഫറന്‍സിനാവശ്യമായ മറ്റ് രേഖകള്‍ എന്നിവ സ്റ്റോക്ക് ഫയലുകള്‍ ആയി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.
14. റഫറന്‍സിന് ആവശ്യമയ രേഖകള്‍ ഇന്‍ഡക്സ് തയ്യാറാക്കി സ്റ്റോക്ക് ഫയലില്‍ ചേര്‍ത്ത് ആവശ്യാനുസരണം ലഭ്യമാക്കേണ്ടതാണ്.
15. ഓരോ സെക്ഷനും തങ്ങള്‍ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വിഷയങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ലഭ്യമായ ഫണ്ടുകളുടെ വിവരങ്ങള്‍, ബജറ്റ് പ്രൊവിഷന്‍ എന്നിവ അക്കൗണ്ട്സ് സെക്ഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് അറിയേണ്ടതും തദനുസരണം ചെലവുകള്‍ ക്രമീകരിക്കേണ്ടതുമാണ്.
16. ബജറ്റും അക്കൗണ്ടുകളും തയ്യാറാക്കുന്നതിനാവശ്യമായ വിവരങ്ങള്‍ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകള്‍ യഥാസമയം അക്കൗണ്ട്സ് സെക്ഷന് ലഭ്യമാക്കേണ്ടതാണ്.
17. ഓഡിറ്റ് റിപ്പോര്‍ട്ടുകളില്‍ അതത് സെക്ഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് വരുന്ന കാര്യങ്ങള്‍ നിയമാനുസരണം തുടര്‍ നടപടികള്‍ സ്വീകരിച്ച് മറുപടി തയ്യാറാക്കി യഥാസമയം ഓഡിറ്റ് സെക്ഷന് സമര്‍പ്പിക്കുകയും തുടര്‍ നടപടികള്‍ സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടതാണ്. ഓഡിറ്റ് മറുപടികള്‍ യഥാസമയം സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടത് ബന്ധപ്പെട്ട അതത് സെക്ഷന്‍റെ ഉത്തരവാദിത്തമാണ്.
18. ഏല്‍പ്പിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള വിഷയങ്ങള്‍ വരുന്ന നിയമസഭ ചോദ്യങ്ങള്‍ക്കുള്ള മറുപടി, ഡി.ഒ. ലെറ്ററുകള്‍, രജിസ്റ്റേര്‍ഡ് തപാലുകള്‍ എന്നിവ തപാല്‍ സെക്ഷനില്‍ ലഭിച്ച് 24 മണിക്കൂറിനകം/ആവശ്യപ്പെടുന്ന സമയത്തിനകം തയ്യാറാക്കി സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
19. സെക്ഷമുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിട്ടുള്ള പരാതികള്‍, ബഹു. മുഖ്യമന്ത്രി, ജില്ലാ കളക്ടര്‍ എന്നിവരുടെ പരാതി പരിഹാര സെല്ലുകള്‍ എന്നിവിടങ്ങളില്‍ നിന്നും വരുന്ന കത്തുകള്‍ എന്നിവയ്ക്കുള്ള മറുപടി സെക്ഷനില്‍ ലഭിച്ച് 48 മണിക്കൂറിനുള്ളില്‍/ആവശ്യപ്പെടുന്ന സമയത്തിനകം തയ്യാറാക്കി നടപടി സ്വീകരിക്കേണ്ടത് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്‍റെ ചുമതലയായിരിക്കും.
20. വിവരാവകാശ നിയമ പ്രകാരം വിവരം അന്വേഷിച്ചുകൊണ്ടുള്ള തപാലുകള്‍ക്ക് സമയബന്ധിതമായി മറുപടി തയ്യാറാക്കി നല്‍കേണ്ടത് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്‍ ക്ലാര്‍ക്കിന്‍റെ ചുമതലയാണ്.
21. കോടതി വ്യവഹാരം, ഓംബുഡ്സ്മാന്‍, മനുഷ്യാവകാശ കമ്മീഷന്‍, ട്രൈബ്യൂണല്‍, വിവരാവകാശ കമ്മീഷന്‍ എന്നീ പരാതി പരിഹാര സംവിധാനങ്ങളില്‍ പഞ്ചായത്തും പഞ്ചായത്തിനെതിരെയുള്ള കേസുകള്‍ക്കാവശ്യമായ രജിസ്റ്ററുകള്‍, പ്രമാണങ്ങള്‍, രേഖകള്‍, ഡയറികള്‍ എന്നിവ തയ്യാറാക്കുക, കാലോചിതമായ രേഖപ്പെടുത്തലുകള്‍ നടത്തുക എന്നിവയും ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്‍റെ ചുമതലയാണ്.
22. സെക്ഷനുകളില്‍ അര്‍പ്പിതമായ വിഷയങ്ങളില്‍ ഭരണസമിതിയുടെയോ/സ്റ്റാന്‍റിംഗ് കമ്മിറ്റിയുടെയോ ശ്രദ്ധയില്‍പ്പെടുത്തുകയും മീറ്റിംഗ് അജണ്ട രജിസ്റ്ററില്‍ ചേര്‍ക്കാനുള്ള നടപടി സ്വീകരിക്കുകയും വേണം.
23. പഞ്ചായത്തില്‍ നിലവില്‍ പ്രാബല്യത്തിലുള്ള അസസ്മെന്‍റ് രജിസ്റ്റര്‍ പ്രകാരമുള്ള വാര്‍ഡുകളില്‍ വസ്തു, കെട്ടിട നികുതി, തൊഴില്‍ നികുതി, വിനോദ നികുതി, തുടങ്ങിയ നികുതികള്‍, ലൈസന്‍സ് ഫീസ്, മറ്റു ഫീസുകള്‍, വാടക എന്നിവയുടെ ചുമതലത്തലും 100 ശതമാനം പിരിവും.
24. പഞ്ചായത്തിന്‍റെ പ്രവര്‍ത്തനത്തിലെ വളരെയേറെ പ്രാധാന്യമര്‍ഹിക്കുന്ന ജോലിയാണ് നികുതി പിരിവെന്ന ഉത്തരവാദിത്തബോധത്തോടെ കിട്ടേണ്ട മുഴുവന്‍ നികുതികളും പിരിച്ചെടുക്കുന്നതിന് ക്യാമ്പ് കളക്ഷന്‍, പ്രചരണം, നോട്ടീസുകള്‍ അയക്കല്‍, ജപ്തി, പ്രൊസിക്യൂഷന്‍ മുതലായ എന്തെല്ലാം പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ ആവശ്യമാണോ അതെല്ലാം സമയബന്ധിതമായി നടപ്പിലാക്കുന്നതിന് മുന്തിയ പരിഗണന നല്‍കുകയും, ആവശ്യമായ അംഗീകാരം വാങ്ങി നടപടികള്‍ സ്വീകരിക്കേണ്ടതുമാണ്.
25. ഓരോ വര്‍ഷത്തിലും ടൈംബാര്‍ ആകാന്‍ സാധ്യത വരുന്ന നികുതികളുടെ ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കി റിവന്യു റിക്കവറി നടപടിക്കായി അക്കൗണ്ടന്‍റിന് സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
26. ഓരോ ദിവസവും വൈകുന്നേരം 3.30 മണിക്ക് മുമ്പായി അന്നത്തെ കളക്ഷന്‍ ഓഫീസ് കളക്ഷന്‍റെ ചുമതലയുള്ള സെക്ഷനെ (കാഷ്യര്‍) ഏല്‍പ്പിച്ച് ഔട്ട് ഡോര്‍ ഓഫീസ് കളക്ഷന്‍ രജിസ്റ്ററില്‍ കാഷ്യറുടെ ഇനീഷ്യല്‍ വാങ്ങുകയും ചെയ്യുക.
27. തങ്ങളെ ഏല്‍പ്പിച്ചിരിക്കുന്ന രസീതി ബുക്കുകള്‍ സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുക. ആവശ്യാനുസരണം ഓഡിറ്റ്/പരിശോധന അധികാരികള്‍ക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
28. വീടുകള്‍ക്ക് നികുതി ചുമത്തല്‍, വീടുകള്‍ക്ക് നമ്പര്‍ നല്‍കല്‍, പെര്‍മിറ്റ് നല്‍കല്‍, ലൈസന്‍സുകള്‍, നികുതി ഒഴിവാക്കല്‍, കുറവു ചെയ്യല്‍, പരാതികള്‍ മറ്റ് അന്വേഷണങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നിര്‍ദ്ദേശിക്കുന്ന ഫീല്‍ഡ് അന്വേഷണങ്ങള്‍ സമയബന്ധിതമായി പൂര്‍ത്തീകരിച്ച് റിപ്പോര്‍ട്ട് നല്‍കേണ്ടതാണ്.
29. തങ്ങളെ ഏല്‍പ്പിച്ചിരിക്കുന്ന വാര്‍ഡുകളിലെ ട്രേഡേര്‍സ് ലിസ്റ്റ് ഏപ്രില്‍ 15 നകവും, ഇന്‍സ്റ്റിറ്റ്യൂഷനുകളുടെ ലിസ്റ്റ് ഓരോ വര്‍ഷവും ഏപ്രില്‍ 30 തയ്യാറാക്കി വിഷയം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന സെക്ഷന് സമര്‍പ്പിക്കുക.
30. പൊളിഞ്ഞുപോയ കെട്ടിടങ്ങള്‍, അനധികൃത കെട്ടിട നിര്‍മ്മാണങ്ങള്‍, കച്ചവട സ്ഥാപനങ്ങള്‍, വ്യവസായങ്ങള്‍, കശാപ്പുശാലകള്‍, കൈയ്യേറ്റങ്ങള്‍, മണല്‍ ഖനനം, പ്രദക്തശനങ്ങള്‍, മറ്റു അനധികൃത പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ എന്നിവ സംബന്ധിച്ചും മാലിന്യം നിക്ഷേപിക്കുന്നവരുടെ വിവരങ്ങളും ഉള്‍പ്പെടുന്ന റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ യഥാസമയം ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകള്‍ക്കും സെക്രട്ടറിക്കും സമര്‍പ്പിക്കുക.
31. നികുതികള്‍, ഫീസുകള്‍ 100% പിരിച്ചെടുക്കുന്നതിനായി അനുബന്ധം 3 പ്രകാരം സ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്.

കാഷ്യര്‍: ഒരു സീനിയര്‍ ക്ലാര്‍ക്കിനെ കാഷ്യറായി സെക്രട്ടറി ചുമതലപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.

1. ഓഫീസില്‍ ദൈനംദിനം ഒടുക്കപ്പെടുന്ന നികുതികള്‍, ഫീസുകള്‍, എം.ഒ. റിട്ടേണുകള്‍, ചെക്കുകള്‍, ഡ്രാഫ്റ്റുകള്‍, മറ്റ് വരവുകള്‍ തുടങ്ങി എല്ലാ പണവും വരവും ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് കളക്ഷന്‍ രസീത്/ രസീത് ബുക്ക് ഉപയോഗിച്ച് സ്വീകരിച്ച് കൃത്യമായി രസീത് നല്‍കുന്നു എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക
2. ഓഫീസില്‍ ഒടുക്കപ്പെടുന്ന ദുരിതാശ്വാസ നിധിയിലേക്കുള്ള വരവുകള്‍ ചട്ടപ്രകാരം രസീത് ബുക്ക് ഉപയോഗിച്ച് സ്വീകരിച്ച് കൃത്യമായി രസീത് നല്‍കുക.
3. ഓഫീസില്‍ കളക്ഷന്‍/പെയ്മെന്‍റ് എല്ലാ ദിവസവും വൈകുന്നേരം 3. ന് അവസാനിപ്പിച്ച്, അതിനുശേഷം ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്‍ ക്ലാര്‍ക്കുമാരുടെ ഓഫീസ് കളക്ഷന്‍ (ചെക്കുകള്‍/ഡ്രാഫ്റ്റുകള്‍ അടക്കം), പിരിവുദ്യോഗസ്ഥരുടെ കളക്ഷന്‍, കൗണ്ടര്‍ ഫോറം വില/ഇതര കളക്ഷനുകള്‍ എന്നിവ കാഷ്യര്‍ രേഖാമൂലം ഏറ്റെടുക്കേണ്ടതാണ്.
4. പിരിവുദ്യോഗസ്ഥരുടെ കളക്ഷന്‍ കൈപ്പറ്റിയതു സംബന്ധിച്ച വിവരം കളക്ഷന്‍ രജിസ്റ്ററില്‍ ചേര്‍ത്ത് ഒപ്പ് വെക്കേണ്ടതാണ്.
5. വരവ് വന്ന മുഴുവന്‍ തുകയും (ഫീല്‍ഡ് കളക്ഷന്‍ അടക്കം) ഓഫീസ് കളക്ഷന്‍ രജിസ്റ്ററില്‍ ചേര്‍ത്ത് ഓരോ ദിവസവും 4.30 മണിയോടെ കണക്കാക്കി ക്യാഷായി ഓഫീസില്‍ ബാലന്‍സായുള്ള തുകകള്‍ ഏതെല്ലാം ഇനത്തില്‍ എന്ന് പ്രത്യേകം കാണിക്കുന്ന ഒരു രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി, തുകയുടെ ഡിനോമിനേഷന്‍ എഴുതി സെക്രട്ടറിയെക്കൊണ്ട് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തേണ്ടതും, തുക ഈ രജിസ്റ്റര്‍ സഹിതം ക്യാഷ് ചെസ്റ്റില്‍ 5.00 മണിക്ക് മുമ്പായി സുരക്ഷിതമായി വെക്കേണ്ടതും ആണ്.
6. ക്യാഷ് ചെസ്റ്റിന്‍റെ സൂക്ഷിപ്പുകാരനായിരിക്കേണ്ടതാണ്.
7. എല്ലാ ദിവസവും വൈകുന്നേരം 5 മണിക്ക് മുമ്പായി ഓഫീസ് കളക്ഷന്‍ രസീത് ബുക്കുകള്‍, ഓരോ സെക്ഷനുകളും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന രജിസ്റ്ററുകളില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനായി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകള്‍ക്ക് ലഭ്യമാക്കുക, രസീതുകളുടെ വിശദാംശങ്ങള്‍ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകളെ അറിയിക്കുക.
8. ഫീല്‍ഡ് സ്റ്റാഫിന് നല്‍കിയ രസീതി ബുക്കുകളും കളക്ഷന്‍ രജിസ്റ്ററും എല്ലാ ദിവസവും ഒത്തുനോക്കി മുഴുവന്‍ ഫീല്‍ഡ് കളക്ഷനും ഓഫീസില്‍ വരവ് വരുന്നു എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
9. വരവ് വരുന്ന മുഴുവന്‍ തുകയും അതേ ദിവസം /തൊട്ടടുത്ത ദിവസം 11 മണിക്ക് മുമ്പായി ഹെഡ് ക്ലർക്കിനെ ബോധ്യപ്പെടുത്തി ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടില്‍ ഒടുക്കി രസീത് ഇനീഷ്യല്‍ ചെയ്യിച്ച് സൂക്ഷിക്കുക.
10. രസീത് ബുക്കുകളില്‍ സെക്ഷന്‍റെ ഉത്തരവാദിത്തത്തിലുള്ളവയില്‍ ഉപയോഗിച്ച് കഴിഞ്ഞവയുടെ കൗണ്ടര്‍ ഫോയിലുകളുടെ സുരക്ഷിതമായ സൂക്ഷിപ്പും ഇവ യഥാസമയം ഓഡിറ്റിന് ഹാജരാക്കുന്നതിനുമുള്ള ചുമതലകളും ക്യാഷര്‍ക്കായിരിക്കും.
11. ശമ്പളം, ഓണറേറിയം, ബത്തകള്‍, തൊഴില്‍രഹിത വേതനം തുടങ്ങിയവ വിതരണം നടത്തേണ്ടതാണ്.
12. പ്രതിമാസ ഡി.സി.ബി. വാര്‍ഷിക ഡി.സി.ബി. എന്നിവ തയ്യാറാക്കുന്നതിന് അക്കൗണ്ടന്‍റിനെ സഹായിക്കുക.
13. എല്ലാ ദിവസവും പണം സ്വീകരിക്കുന്ന കൗണ്ടറുകളില്‍ നിന്നും പണം, ഡിമാന്‍റ് ഡ്രാഫ്റ്റ്, ചെക്ക്, കൈപ്പറ്റി ആയത് രേഖപ്പെടുത്തി യഥാസമയം അടയ്ക്കുക.

1. ഓഫീസ് അറ്റന്‍റന്‍റ് എല്ലാ ദിവസവും രാവിലെ 9.30 ന് ജോലിക്ക് ഹാജരാവേണ്ടതാണ്.
2. പ്രവൃത്തി ദിവസങ്ങളില്‍ രാവിലെ ഓഫീസ് തുറക്കുകയും വൈകിട്ട് പ്രവൃത്തി സമയത്തിന് ശേഷം അടയ്ക്കേണ്ടതുമാണ്. താക്കോല്‍ സൂക്ഷിപ്പിനുത്തരവാദിയായിരിക്കും.
3. ആവശ്യമായി വരുന്ന ഘട്ടത്തില്‍ നികുതിദായകര്‍ക്കും മറ്റുമുളള നോട്ടീസ് വിതരണം നടത്തുക. പഞ്ചായത്ത് കമ്മിറ്റി, സ്റ്റാന്‍റിംഗ് കമ്മിറ്റി യോഗങ്ങള്‍ക്കുമുള്ള നോട്ടീസുകള്‍ രേഖാമൂലം മേല്‍വിലാസക്കാര്‍ക്ക് നല്‍കുക.
4. പണം ഒടുക്കുന്നതിനും പിന്‍വലിക്കുന്നതിനും മറ്റുമായി, ട്രഷറി, ബാങ്ക് എന്നിവടങ്ങളില്‍ നിര്‍ദ്ദേശാനുസരണം സമയബന്ധിതമായി പോയിവരിക.
5. ഓഫീസില്‍ കൃത്യമായി ഹാജരാവുകയും സമയാസമയങ്ങളില്‍ ഏല്‍പ്പിക്കുന്ന ഔദ്യോഗിക ജോലികള്‍ നിര്‍വ്വഹിക്കുകയും ചെയ്യുക.
6. തപാല്‍ അയക്കുന്നതിന് പോസ്റ്റ് ഓഫീസില്‍ പോവുക, നിര്‍ദ്ദേശാനുസരണം തപാലുകള്‍ ലോക്കല്‍ ഡെലിവറി നടത്തുക.
7. ഓഫീസ് അടയ്ക്കുന്ന സമയത്ത് എല്ലാ ഇലക്ട്രിക്കല്‍ ഉപകരണങ്ങളും ഓഫാക്കിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
8. മേലുദ്യോഗസ്ഥന്മാരും പ്രസിഡന്‍റും സമയാസമയങ്ങളില്‍ ഏല്‍പ്പിക്കുന്ന ഔദ്യോഗിക ജോലികള്‍ നിര്‍വ്വഹിക്കുക.
9. ഓഫീസ് നോട്ടീസ് ബോര്‍ഡ്, ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് നോട്ടീസ് ബോര്‍ഡുകള്‍, പഞ്ചായത്തിലെ ഓഫീസുകളിലെ നോട്ടീസ് ബോര്‍ഡുകള്‍, വാര്‍ത്താ ബോര്‍ഡുകള്‍ എന്നിവയില്‍ പതിക്കുന്നതിനുള്ള നോട്ടീസുകള്‍, അറിയിപ്പുകള്‍, പരസ്യങ്ങള്‍ എന്നിവ യഥാസമയം പതിക്കുകയും പതിക്കുന്നതിനാവശ്യമായ നടപടികള്‍ സ്വീകരിക്കുക
10. ഭരണസമിതി യോഗങ്ങളുടെയും പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്‍റ്/സെക്രട്ടറി വിളിച്ചുചേര്‍ക്കുന്ന യോഗങ്ങളുടെയും നടത്തിപ്പിനാവശ്യമായ ക്രമീകരണങ്ങള്‍ ചെയ്യുക.
11. വിവിധ സെക്ഷനുകളില്‍ തയ്യാറാക്കുന്ന ഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും സെക്രട്ടറി/പ്രസിഡന്‍റ് / ഹെഡ് ക്ലർക്ക് എന്നിവരുടെ ടേബിളിലും തിരിച്ച് സെക്ഷനുകളിലും ജനസേവന വിവര കൗണ്ടറിലും എത്തിക്കുകയും വിവിധ സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ് നല്‍കുന്നതിന് ജനസൗഹൃദ സേവന വിവര കൗണ്ടര്‍ വഴി സീലുകള്‍ പതിച്ച് നല്‍കുന്നതിന് സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുക.അപ്‌ലോഡ് ചെയ്ത റിപ്പോർട്ടിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന മുഴുവൻ ചുമതലകളും ഉത്തരവാദിത്വങ്ങളും ഇവിടെ ഉൾപ്പെടുത്താവുന്നതാണ്.

1. ലോഗ് ബുക്ക് കൃത്യമായും സമയബന്ധിതമായും നിയമാനുസൃതം എഴുതി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. ഓരോ യാത്ര കഴിയുമ്പോഴും യാത്ര ചെയ്ത ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍റെ ഒപ്പോടുകൂടി യാത്രാ വിവരങ്ങള്‍ എഴുതി പൂര്‍ത്തിയാക്കേണ്ടതാണ്.
2. വാഹനം വൃത്തിയായും സുരക്ഷിതമായും സൂക്ഷിക്കുക.
3. ഉപയോഗത്തിനുശേഷം ഔദ്യോഗിക ഷെഡില്‍/കസ്റ്റോഡിയന്‍റെ (സെക്രട്ടറിയുടെ) ഉത്തരവു പ്രകാരം സൂക്ഷിക്കുക.
4. പഞ്ചായത്തിന്‍റെ അധീനതയിലുള്ള വാഹനങ്ങളുടെ  സുരക്ഷിതമായ സൂക്ഷിപ്പ് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
5. ഔദ്യോഗിക ആവശ്യങ്ങള്‍ക്കായി മാത്രമെ വാഹനങ്ങള്‍ ഓടിക്കുന്നുള്ളുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
6. ഇന്ധനം നിറയ്ക്കുന്നതിന്‍റെയും സ്പെയര്‍ പാര്‍ട്സ് മാറ്റുന്നതിന്‍റെയും സര്‍വ്വീസിംഗിന്‍റെയും അറ്റകുറ്റ പണികളുടെയും ഓയില്‍ ചെയ്ഞ്ചിന്‍റെയും, ടയര്‍ റീത്രെഡിന്‍റെയും വിവരങ്ങള്‍ ലോഗ് ബുക്കില്‍ ചേര്‍ക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
7. വാഹനങ്ങളുടെ ഇന്‍ഷുറന്‍സ് കാലാവധി തീരുന്നതിന് മുമ്പ് പ്രീമിയം അടച്ച് പുതുക്കുന്നതിന് വാഹന സെക്ഷന്‍റെ ശ്രദ്ധയില്‍ പെടുത്തുക.
8. വാഹനത്തിന്‍റെ ഇന്ധന ഉപയോഗം വര്‍ഷത്തിലൊരിക്കല്‍ പരിശോധിച്ച് ലോഗ് ബുക്കില്‍ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്നുവെന്നുറപ്പാക്കുക.
9. അംഗീകൃത വര്‍ക്ക് ഷോപ്പുകളില്‍ നിന്ന് നടപടിക്രമങ്ങള്‍ പാലിച്ച് മാത്രമേ വാഹനങ്ങള്‍ റിപ്പയര്‍ ചെയ്യുന്നുള്ളുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.

1. എല്ലാ ദിവസവും രാവിലെ ജോലിക്ക് ഓഫീസ് ഉത്തരവ് പ്രകാരമുള്ള ഹാജരായി ഏല്‍പ്പിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള ശുചീകരണ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ വൃത്തിയായും വെടിപ്പായും നിര്‍വ്വ ഹിക്കുക.
2. ശുചീകരണ ജോലിക്കുശേഷം ഓഫീസിലെത്തി ശുചീകരണം നടത്തിയ സ്ഥലം സംബന്ധിച്ച് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനില്‍ സൂക്ഷിച്ചിട്ടുള്ള രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി ഒപ്പുവെയ്ക്കുക.
3. ഓഫീസിലെ മേശ, കസേര, അലമാരകള്‍ എന്നിവ എല്ലാ ദിവസവും പൊടിത്തട്ടി വൃത്തിയാക്കുകയും, ടോയ്ലറ്റുകള്‍ ശുചിയാക്കുകയും, തറ, ക്യാബിന്‍, ഗ്ലാസ്സ്, ജനല്‍പാളികള്‍ എന്നിവ ആഴ്ചയില്‍ ഒരിക്കല്‍ നനച്ച് തുടച്ച് വൃത്തിയാക്കുകയും ചെയ്യുക.
4. ശുചീകരണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് പഞ്ചായത്തിന്‍റെ അധീനതയിലുള്ള എല്ലാ ശുചീകരണ സഹായ ഉപകരണങ്ങളുടെയും സുരക്ഷിതമായ സൂക്ഷിപ്പിന് പാര്‍ട്ട് ടൈം/ഫുള്‍ടൈം സ്വീപ്പര്‍മാര്‍ക്ക് കൂട്ടുത്തരവാദിത്വം ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടതാണ്.